Xây dựng ứng dụng theo dõi tiến độ công việc

Xây dựng ứng dụng theo dõi tiến độ công việc

– Xin chào các bạn, hôm nay “Thư viện số” xin chia sẻ với các bạn một ứng dụng nhỏ trên excel đó là theo dõi tiến độ công việc. Rất phù hợp cho các bạn làm việc nhóm.

– Để xây dựng được ứng dụng theo dõi tiến độ công việc thì điều mấu chốt là phải xác định được thời gian ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi công việc.

– Còn các trường khác các bạn có thể tùy biến sao cho phù hợp với công việc của mình

1. Bắt đầu Xây dựng ứng dụng theo dõi tiến độ công việc

+ Ở đây mình xây dựng một số trường demo cho các  bạn dễ theo dõi. Các bạn xem ảnh để làm theo nhé

+ Từ bảng trên để làm được ứng dụng theo dõi quản lý công việc ta cần tính được số ngày công việc thực hiện, % hoàn thành công việc.

Qua đó sẽ tính được vị trí hoàn thành công việc. Còn phần theo dõi tiến độ sẽ thể hiện màu sắc theo % Hoàn thành công việc

+ Để tính số ngày hoàn thành công việc: = Ta lấy ngày kết thúc – ngày bắt đầu + thêm 1.

Giải thích ngày bắt đầu trong phần theo dõi tiến độ công việc:

Vì ngày bắt đầu trừ đi ngày kết thúc là ta chỉ lấy được khoảng cách của ngày bắt đầu và kết thúc.

Do đó để tính được số ngày ta cần phải cộng thêm 1 để ra được số ngày sẽ phải thực hiện.

+ Tiếp theo ta cần tính được giá trị ở cột ” Vị Trí hoàn thành”:

Để tính được Vị trí hoàn thành = Ngày bắt đầu + Round(% Hoàn thành * Số ngày,0) – 1

*Giải thích:

=> Round ( % Hoàn thành * Số ngày) >> Hàm Round dùng để làm tròn % Số ngày hoàn thành vì nếu là số lẽ sẽ được làm tròn đến 0 đơn vị

=> Còn trừ đi 1 >> do ta cần tính ngày bắt đầu tới ngày kết thúc là bao nhiêu ngày tức là tính khoảng cách

Vậy nên ta cần trừ 1 tức là trừ ngày bắt đầu

2. Định dạng bảng theo dõi tiến độ công việc

+ Tiếp theo chúng ta sẽ đi định dạng theo điều kiện.

Chúng ta cần chọn từ cột 1 đến cột thứ 30, sau đó vào menu chọn: Conditional Formatting >> Manage Rules ..

Do chúng ta có 2 điều kiện là ngày bắt đầu và ngày kết thúc, vậy nên chúng ta phải dùng hàm AND() để định dạng ô theo điều kiện này. Ví dụ như hình dưới đây. = AND( Ngày hiện tại (Cột 6) >= ngày bắt đầu, ngày hiện tại (Cột 6) <= ngày kết thúc).

Sau đó ta tiến hành định dạng màu cho ô

Do ta muốn cố định dòng 6 khi kéo chuột và hàng H thay đổi nên ta đặt dấu đô la ở cạnh hàng 6.

Tiếp theo chúng ta sẽ định dạng màu cho điều kiện bằng cách:

Format … >> Fill >> Fill Effects … >> chọn Diagonal up.

Sau đó nhấn OK là hoàn thành. Như ví dụ dưới đây

+ Tiếp theo ta định dạng màu cho điều kiện hoàn thành công việc: = and( ngày hiện tại >= ngày bắt đầu, ngày hiện tại <= ngày hoàn thành), sẽ tiến hành định dạng màu tương tự như ở trên.

Các bạn xem ảnh bên dưới nhé

3. Những lưu ý về các điều kiện trong bảng tiến độ công việc

Sau khi các bạn nhấn ok để hoàn thành. Bây giờ để xem thành quả của mình các bạn thử nhập vào cột : Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và % hoàn thành  để xem tiến độ công việc sẽ thay đổi theo nhé.

*Lưu ý trong trường hợp bạn không định dạng được kiểu ngày tháng dạng số như của mình thì bạn cần chỉnh lại theo đúng ngày ngày tháng nhé

Thiết lập công thức phần này như sau: Tại ô H6 ghi là: =C5, trong đó C5 là ô ngày đầu tiên của tháng để mình cố định theo tháng. Tiếp theo ô I6=H6+1 và kéo sang các ô tiếp theo là OK

Kết quả cuối cùng sẽ như sau bạn nhé

4. Xem video xây dựng bảng tiến độ công việc để hiểu rõ hơn

Xem thêm trên kênh Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=WgDA7NcnI4o để có thêm những video hay

Chúc các bạn thành công !

 

Write a Comment

<